Inwestor to po prostu nasz klient. Jednak w biznesie hotelowym mamy do czynienia z całymi organizacjami odpowiedzialnymi za zakup. Najłatwiej jest jeśli inwestor podejmuje decyzje samodzielnie. Ma to miejsce w przypadku inwestorów prywatnych, którzy albo działają pod własną marką, albo dopiero później stają się częścią jakiejś sieci hotelowej. Tu czasem, ale nie zawsze, wpływ na decyzję mają osoby bliskie inwestorowi ze względu na pokrewieństwo, lub wspólne interesy. Są to najczęściej współmałżonek, dzieci, czasem rodzice inwestora, lub wspólnik. Z mojego doświadczenia wynika, że Im mniej osób podejmuje decyzje, tym jest ona szybsza.
Coraz częściej, właściwie staje się to już regułą, że prywatni indywidualni inwestorzy korzystają z usług biur projektowych. Jednak powstała w ten sposób dokumentacja ma różny poziom uszczegółowienia. Czasem są to rysunki ideowe uwzględniające tylko rozstawienie mebli i tylko w jednym z typów pokojów. A nawet w nowych obiektach, specjalnie projektowanych na potrzeby hotelu, spotkałem 8 – 10 typów pokoi w ogólnej liczbie 140 – 200. Często bywa tak, ze skupiając się na pokoju typowym, który w budynku występuje najczęściej. pomijamy całą masę szczegółów, które maja wpływ na czas realizacji, cenę, komplementarność wyposażenia itp. Przed takimi błędami nie chroni nawet wykonanie pokoju wzorcowego, które mimo to, jest bardzo pożądane. Twierdzę, ze nawet najlepszy projekt, poparty wizualizacjami nie obroni obu stron przed błędami wynikającymi z braku jego realizacji. Wcześniej powszechne było żądanie realizacji pokoju wzorcowego dla sprawdzenia jakości produktu i montażu dostawcy. Był on po prostu elementem walki o klienta. Dlatego powstawało ich kilka, realizowanych przez konkurujące u inwestora firmy. W tej chwili pokój wzorcowy jest wymagany bardziej dla potwierdzenia ergonomii ustawienia i estetycznego wyglądu pokoju. Dla sprawdzenia założeń projektu. Firmy produkujące meble hotelowe mogą już pochwalić się realizacjami pozwalającymi nabrać zaufania do ich jakości na etapie ofertowania. Dlatego realizacja przykładowego pokoju następuje już z wybranym wcześniej, na etapie rozmów, dostawcą. Reasumując wszystkie czynniki współpracy z inwestorem indywidualnym należy wymienić:
NA PLUS
- Prosta i krótka umowa chroniąca obie strony
- Szybsza decyzyjność spowodowana łatwiejszym dostępem do decydenta i krótszą ścieżką decyzji
- Bezpośredni kontakt z decydentem
- Swobodniejsze traktowanie projektu w trakcie jego realizacji, choćby ze względu na ograniczanie kosztów
- Elastyczność w trakcie realizacji
NA MINUS
- Mało precyzyjna dokumentacja, rodząca problemy, o które nie wiadomo kto ma rozwiązać. Oczywiście jeśli wcześniej nie poświęci się czasu potrzebnego do jej sprecyzowania
Po prostu z inwestorem, którego znamy osobiście, nawiązujemy relację, która pozwala nabrać do siebie zaufania i również na tym zaufaniu oprzeć współpracę. Ma to szczególne znaczenie przy negocjacjach finansowych. W tym przypadku inwestor nie jest ograniczony niczym innym, jak tylko ilością posiadanych środków finansowych. Tu łatwiej można się porozumieć co do wysokości ewentualnej zaliczki i form płatności.
Inaczej jest w przypadku inwestorów „sieciowych” czyli sieci hotelowych. Tu wszystko jest inaczej i trudniej. Począwszy od wejścia na teren budowy, a na uzyskaniu decyzji kończąc. Za to jeśli chodzi o wymagania dotyczące wyposażenia wszystko jest precyzyjnie ustalone od początku. Wykonaniem projektów zajmują się renomowane pracownie projektowe, często zagraniczne. Projekt jest szczegółowy, oparty na księdze standardów danej sieci, a odstępstwa od niego są bardzo trudne, bo wymagają akceptacji wielu stron.
W przypadku współpracy z takim inwestorem możemy nie spotkać się z nim wcale, w trakcie całego czasu realizacji. Reprezentują go inwestorzy zastępczy, albo firmy budowlane, którym zlecił inwestycję „pod klucz”. Wpływ na decyzje ma inwestor, operator, inwestor zastępczy i kierownik robót, oraz oczywiście projektant. Uzyskanie akceptacji dla zmian, nawet potrzebnych i ustalonych na inwestycji, graniczy z cudem i trwa bardzo długo. Jednocześnie umowy, długie i skomplikowane, chronią bardziej inwestora i trzeba bardzo dokładnie pilnować dokumentacji, aby nie ponieść konsekwencji opóźnień. I to opóźnień nie zawinionych przez dostawcę.
NA PLUS
- Tu sytuacje można odwrócić i na PLUS zaliczyć precyzyjną dokumentację.
NA MINUS
- Umowę długą, skomplikowaną i chroniącą inwestora
- Długą ścieżkę decyzyjną
- Trudniejsze uzyskanie płatności, ale precyzyjnie określone warunki jej uzyskania
- Restrykcyjne warunki finansowe
Tu liczy się twardy biznes i rzadko można liczyć na wyrozumiałość w przypadku błędu. Nie twierdzę, że taka współpraca to przepis na biznesową porażkę, ale na pewno wymaga dużej czujności i dobrego przygotowania prawnego. Również sprawy finansowe są regulowane procedurami wspólnymi dla wszystkich dostawców niezależnie czy leją beton, czy zakładają dekoracje okienne.
Bardzo często uzyskanie płatności zależy od dobrej woli osoby odpowiedzialnej za protokół odbioru. Gorzej, że czasem jest ich kilka. Na szczęście dobrze wykonana praca pozwala porozumieć się z nawet najbardziej wymagającym odbierającym prace, czego wielokrotnie doświadczyliśmy 😊
Tak czy tak „klienta nasz pan” i jeśli zdecydujemy się na współpracę, to musimy przyjąć jej warunki. Jednak można zminimalizować szanse na niepowodzenie, poprzez zastosowanie kilku kroków
JAK MINIMALIZUJEMY SZANSE NA BŁĘDY W TRAKCIE REALIZACJI?
Każde negocjacje kontraktu należy połączyć z OMÓWIENIEM DOKUMENTACJI a w późniejszym etapie porównaniem jej z rzeczywistością na trwającej budowie.
Jak wspomniałem wyżej, dokumentacja może mieć różny poziom dokładności.
Porównanie dokumentacji ze stanem rzeczywistym nazywane jest inwentaryzacją. Do jej zrobienia zachęca zarówno zdrowy rozsadek jak i powszechnie stosowana w projektach formuła „wymiary sprawdzić na budowie”
Dobrze jeśli w efekcie powstanie dokument wyraźnie określający zakres odpowiedzialności za poszczególne elementy montażu. Przykładem może być współpraca ekipy meblowej z ekipą elektryków, w momencie instalacji gniazdek, lub lampek na panelu, czy też oświetlenia wnętrza szafy.
Doświadczenie podpowiada, że im więcej pracy włożymy w przygotowanie sposobu i rodzaju montażu, co bywa czasochłonne i nużące, tym łatwiej i bezproblemowo przebiegać będzie instalacja mebli.
Każdy inwestor pragnie zakończyć inwestycje zgodnie z pierwotnym planem.
Ale nie zawsze jest to możliwe. Dlatego bardzo ważna jest LOGISTYKA DOSTAW Nie ma sensu rozpoczynania montażu, jeśli nie są spełnione podstawowe warunki do jego prawidłowego przeprowadzenia.
Należy zwrócić uwagę na postęp prac budowlanych, tak aby zapewnić odpowiedni front dla grupy montażowej. W innym przypadku chaotyczne przetrzymywanie i przenoszenie zbyt wcześnie dostarczonego wyposażenia w obiekcie, w którym prowadzone są prace budowlane, skutkuje zniszczeniem towaru i dużymi utrudnieniami dla pozostałych ekip.
To bardzo ważne, również w świetle umowy. Bo niestety czasem spotykana sytuacją jest wymaganie dotrzymania terminu dostaw, niezależnie od stanu przygotowania pomieszczeń i postępu prac budowlanych.
DOSTAWA WYPOSAŻENIA i ROZŁADUNEK to ważny moment otwierający prace montażowe na budowie. Należy zwrócić uwagę na drogi komunikacyjne z pomieszczeniami docelowymi, kolizyjność rozładunku z innymi pracami, umiejscowienie ewentualnego magazynu tymczasowego i co najważniejsze poziom przygotowania pomieszczeń do rozpoczęcia montażu. Niestety na wczesnym etapie montażu zwykle nie działają windy, co powoduje problem zwłaszcza w obiektach wielokondygnacyjnych. Na to też warto zwrócić uwagę na etapie negocjacji umowy.
ELASTYCZNOŚĆ
To ważne słowo w świetle dużych i trudnych inwestycji. ELASTYCZNOŚĆ ekipy monterskiej i jej DOŚWIADCZENIE pozwala szybko reagować na problemy. Bo nie wszystko da się przewidzieć. A trwające prace montażowe należy cyklicznie konfrontować z innymi instalatorami. Pozwoli to na płynne prowadzenie wszystkich prac i terminowe oddanie obiektu do użytkowania. Tego nie robi ani właściciel firmy dostarczającej meble, ani handlowiec, który zawarł kontrakt. To zawsze jest obowiązkiem szefa montażu, który w naturalny sposób zna uwarunkowania panujące na inwestycji i koordynuje działania z biurem budowy i innymi ekipami. Inwestor w naturalny sposób powinien być zainteresowany opinią nie tylko o samym produkcie, ale również o sposobie i jakości jego instalacji. Niestety jakość ekip montażowych nie jest zawsze brana pod uwagę, jako jeden z czynników decydujących o wyborze. Jest bardzo często niedoceniany przez inwestorów, którzy na etapie negocjacji kontraktu zwracają uwagę tylko na jakość i cenę mebli. Tymczasem w świetle faktu, że meble są coraz bardziej skomplikowane, doświadczona i dobrze wyposażona w narzędzia ekipa monterska może rozwiązać wiele problemów i oszczędzić mnóstwo czasu i nerwów.
WSPÓŁPRACA Z INWESTOREM
Należy pamiętać, że dostawa wyposażenia i jego montaż jest czynnością dwubiegunową tzn. jej powodzenie zależy od zaangażowania i kooperacji dwóch stron kontraktu – dostawcy i inwestora. W przypadku takiej współpracy powodzenie przedsięwzięcia jest gwarantowane co udowadnia nasze wieloletnie doświadczenie.
To krótki przegląd kwestii jakie mogą wystąpić podczas realizacji inwestycji, patrząc od strony dostawcy. Wszystkim dostawcom życzę elastycznych i współpracujących inwestorów, a inwestorom solidnych i terminowych dostawców.
Wnioski dla inwestora i wykonawcy:
- Koniecznie zrób pokój wzorcowy. Ale taki kompletny, z wykładzinami, cokolikami, drzwiami wejściowymi i do łazienki, oraz pełną elektryką. Wszystko ma działać i świecić. Powieś firanki, zobacz, czy nie kolidują z innymi meblami, załóż maskownice karnisza, jeśli występuje, , czy zaplanowana przestrzeń w pokoju na wszystkie meble jest wystarczająca. Tylko tak można to sprawdzić
- Dokładnie omów wszystkie pokoje nietypowe, odbiegające od wzorcowego.
- Upewnij się, że współpracujesz z solidną firmą, która jest zawsze dostępna i na bieżąco reaguje na powstające problemy. Zawsze może zdarzyć się awaria, typu zalanie pokoju z nowopowstającej instalacji. Wtedy potrzebujesz elastycznego i zaangażowanego dostawcy.
- Upewnij się czy twój dostawca ma na miejscu decyzyjnego i zaangażowanego kierownika montażu. To czasem będzie bardzo ważne na inwestycji.
